Clasificación de proyectos y requisitos licitación

GESTIÓN DEL ALCANCE 24 de febrero de 2011

CLASIFICAIÓN DE LOS PROYECTOS

CLASIFICACIÓN DE ACUERDO CON EL CARÁCTER

PROYECTOS DE CARÁCTER SOCIAL: cuando la decisión de realizarlo no depende de que los consumidores o usuarios potenciales del producto puedan pagar integralmente o individualmente los precios de los bienes o servicio ofrecidos que cubrirá total o parcialmente la comunidad en su conjunto a través del presupuesto público, de sistemas diferenciales de tarifas o subsidios

PROYECTOS DE CARÁCTER FINANCIERO: Cuando su factibilidad depende de una demanda real en el mercado del bien o servicio a producir, a los niveles de precio previstos. En otros términos, cuando el proyecto sólo obtiene una decisión favorable a su realización si se puede demostrar que la necesidad que genera el proyecto está respaldada por un poder de compra de la comunidad interesada.

CLASIFICACIÓN DE ACUERDO CON EL SECTOR DE LA ECONOMÍA A LA CUAL ESTÁN DIRIGIDOS

- Proyectos agropecuarios

- Proyectos industriales

- Proyectos de infraestructura social

- Proyectos de infraestructura económica

- Proyectos de servicios

CLASIFICACIÓN DE ACUERDO CON EL OBJETIVO DEL PROYECTO

- Proyectos de producción de bienes: primarios (extracción), secundarios (transformación), consumo final, intermedio o de capital.

- Proyectos de prestación de servicios

- Proyectos de investigación: Investigación en ciencias, investigación aplicada, pueden estar conectados con semilleros y grupos de investigación

CLASIFICACIÓN DE ACUERDO CON EL EJECUTOR DEL PROYECTO

- Proyectos públicos y oficiales: cuando el ejecutor es el sector público

- Proyectos privados: Donde los particulares son los ejecutables de estos proyecto, van a tener condiciones distintas para el módulo de adquisición

- Proyectos mixtos: ej: proyecto de escuela nueva, proyecto de la ruta amarilla; se debe determinar la composición de la mezcla se le aplica la regulación, si <>

CLASIFIACIÓN DE ACUERDO DON SU ÁREA DE INFLUENCIA

- Proyectos locales: lo ejecuto donde yo estoy

- Proyectos regionales: ej, la autopista del café

- Proyectos nacionales: ej: el túnel de la línea que es un proyecto estratégico nacional

- Proyectos multinacionales: ej: Canal ferroviario a panamá

CLASIFIACIÓN DE ACUERDO CON SU TAMAÑO

- Proyectos pequeños: se refiere a los recursos que mueven, la complejidad, pero no necesariamente a su tiempo de ejecución

- Proyectos medianos: utilizan más recursos que los proyectos pequeños

- Proyectos grandes o macro – proyectos:

Ej: la panamericana inicialmente era un proyecto pequeño de aproximadamente $2.000’000.000, pero se ha complicado por la adquisición de previos, puesto que algunas personas no quieren vender.

SOLICITUD DE PROPUESTA

El propósito de preparar una solicitud de propuesta es exponer, en forma amplia y detallada, lo que se quiere desde el punto de vista del cliente

Pautas para un proyecto de una solicitud de propuesta (SDP) formal a contratistas externos:

1. Una solicitud de propuesta tiene que proporcionar una descripción del trabajo. La SDP se relaciona con el alcance del proyecto, exponiendo las tarifas o los elementos de trabajo que el cliente quiere que realice el contratista o el equipo del proyecto

2. La SDP tiene que incluir los requisitos del cliente, que definen las especificaciones y los atributos. Los requisitos abarcan el tamaño, la cantidad, el color, el peso, la rapidez y otros parámetros físicos o de operación que tienen que satisfacer la solución propuesta por el contratista.

3. La SDP debe especificar las entregas que el cliente espera que le proporcione el contratista o el equipo del proyecto

4. La SDP debe relacionar cualquier artículo suministrado por el cliente

5. La SDP podrá expresar cualquier artículo suministrado por el cliente

6. La solicitud podrá expresar las aprobaciones que requiere el cliente

7. Algunas SDP mencionan el tipo de contrato que piensa usar el cliente

8. Una SDP podría expresar las condiciones de pago que pueda usar el cliente

9. La SDP puede expresar el programa requerido para la terminación del proyecto; por ejemplo cuando el cliente hace el cronograma

10. La SDP debe proporcionar instrucciones para el formato y el contenido de las propuestas del contratista

11. La SDP debe señalas la fecha de vencimiento para la cual el cliente espera que los posibles contratistas presenten sus propuestas

12. Una SDP quizá incluya los criterios de evaluación: Experiencia con proyectos similares, el enfoque técnico propuesto por el contratista, el programa, los costos.

13. En algunos casos una SDP señalará los fondos que tiene disponibles el cliente para gastar en el proyecto.

DECISIÓN DE LICITAR / NO LICITAR: Aspectos a tener en cuenta por parte de los contratista:

- Competencia

- Riesgo

- Misión

- Ampliación de capacidades

- Reputación

- Fondos del cliente, recursos para la propuesta, recursos para el proyecto.

Desarrollo propuesta ganadora: (tener en cuenta el la licitación)

Ø Comprende lo que está buscando el cliente

Ø Puede llevar acabo el proyecto propuesto

Ø Proporcionará el mayor valor para el cliente

Ø Es el mejor contratista para solucionar el problema

Ø Aprovechará su experiencia exitosa con proyectos anteriores

Ø Hará el trabajo en forma profesional

Ø Dejará satisfecho cliente

Contenido de la propuesta:

1. TÉCNICA:

a. Comprensión del problema

b. Enfoque o solución: recopilar información, métodos, lógica, cumplir requisitos, beneficios.

2. ADMINISTRATIVA:

a. Tareas, programa del proyecto (Aquí se retoma la gerencia del proyecto)

b. Organización del proyecto, experiencia, equipos (que personal y que estructura voy a manejar para desarrollar el proyecto)

c. Productos a entregar (se puede incluir un plus para convencer más al cliente)

3. COSTOS (se monta todo el módulo de costos, es opcional)

GESTIÓN DE ALCANCE

RECOLECTAR REQUERIMIENTOS

Entradas

1. Acta de constitución del proyecto: Qué va a hacer el proyecto

2. Registro de interesados: Cuáles son los interesados principales

Salidas

1. Documentación de requerimientos

2. Plan de gestión de los requerimientos

3. Matriz de trazabilidad de requerimeintos

a. Esquema de las matrices e trazabilidad de los proyectos de informática (cuáles so los requerimeintos y cómo se hace para verificar los diferentes elementos de requerimientos)

GESTIÓN DEL ALCANCE

AREA/PROCESO	INICIACIÓN	PLANIFICACIÓN
Gestión de la integración	Desarrollar el acta de constitución del proyecto	Desarrollar el plan para la dirección del proyecto

Definir el alcance

- Se hace una definición detallada del proyecto y del producto

- Tiene un mayor nivel que el Project Charter

- Es crítico para el éxito del proyecto porque aquí se ratifica lo que realmente se va a hacer en el proyecto.

- Mayor detalle Top-Down (se viene desde la integración al detalle del alcance)

Definir el alcance – Entradas

1. Acta de constitución del proyecto

2. Documentación de requerimientos

3. Activos de los procesos organizacionales

a. Información histórica que nos aporta al proyecto

Definir el alcance – Técnicas y herramientas

1. Juicio Experto

2. Análisis de producto: Traducir en entregables tangibles las descripciones de alto nivle del producto

a. Desagregación de producto

b. Análisis de sistemas

c. Análisis de requerimientos

d. Ingeniería de sistemas

e. Ingeniería de valor

f. Análisis de valor

Definir el alcance – Técnicas y herramientas

3. Identificación de laternativas: Técnica usada para identificar cuáles son las diferentes alternativas para ejecutar y desarrollar el trabajo del proyecto. Se hace con el equipo del proyecto

4. Talleres de facilitación

Definir el alcance – salidas

1. Enunciado del alcance del proyecto: Descripción en detalle de los entregables y del trabajo requerido para hacer esos entregables

a. Se define lo que se tiene que hacer (enfoque y características)

b. Proporciona un entendimiento común a los interesados (para saber que le entrego a cada interesado)

c. Muestra la línea base del alcance (los límites del proyecto)

2. Inculuye:

a. Descripción del alcance del producto

b. Criterios de aceptación

c. Los entregables

d. Las exclusiones (que no se va a tener en cuenta dentro del proyecto)

e. Las restricciones (ya sean legales, permisos ambientales, compras de previos, entre otros)

f. Las suposiciones

g. Riesgos (que van ligados a las suposiciones, se traen de formulación y evaluación, en gerencia se retroalimentan)

ACTA DE CONSTITUCIÓN	ENUNCIADO DEL ALCANCE
Propósito o justificación del proyecto	Descripción del alcance del producto (elaborado gradualmente)
Objetivos medibles del proyecto y crigterios de éxito relacionados	Entregables del proyecto
Requeisitos de alto nivel	Criterios del usuario para la aceptación del producto
Descripción del proyecto aq alto nivel, características del producto	Límites del proyecto
Resumen del cronograma de hitos	Restricciones del proyecto
Resumen del proyecto	Supuestos del proyecto
Requisitos para la aprobación del proyecto

Crear la EDT (estructura de edición del trabajo)

- EDT (Estructura de desagregación del trabajo)=WBS(Work Breakdown Structures)

- La EDT no se crea en un cronograma

- Es donde se tiene el trabajo real

- Es la base de la planeación

- No es simplemente una lista; es una lista numerada que me indica el nivel de ubicación dentro de la EDT

- La EDT permite (a través de desagregar) identificar los “paquetes de trabajo” que se van a realizar

- El paquete de trabajo ees el nivel más bajo de la EDT

Crear la EDT

- Crear la EDT es el proceso de subdividir el proyecto en entregables y trabajo en componentes cada vez más pequeños, pero manejables

- La estructura de desagregación del trabajo del PMI es una estructura orientada al entregable, es decir, cuál es el trabajo que se debe hacer para cumplir los objetivos que se requiere el entregable

- La EDT se puede hacer por procesos o por producto.

- El “paquete de trabajo” se puede programar, estimar, monitorear y controlar

- El paquete de trabajo está más asociado a que exista un solo responsable (aunque vairas personas trabajen sobre el paquete de trabajo)

- La suma de paquetes de trabajo deben completar un engtregable de nivel superior

Para cada proyecto se puede definir la EDT

Mapa conceptual:

- Software versión 5,0

o Dirección de proyecto

§ Planificación

§ Reuniones

§ Administración

o Requisitos del producto

§ Software

§ Documentación del usuario

§ Materiales del programa

Crear la EDT – Entradas

1. Enunciado del alcance del proyecto

2. Documentación de requerimientos

3. Activos de los procesos de la organización

a. Políticas, procedimientos y plantillas de la EDT

b. Archivos de proyectos anteriores

c. Lecciones aprendidas de proyectos anteriores

Crear la EDT – Técnicas y herramientas

1- Descomposición

a. Es la subdivisión de los entregalbes del proyecto en componenetes más pequeños y más manejables

2- Implica:

a. Identificar y analizar los entregables del trabajo

b. Estructurar y organizar la EDT

c. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior

3- Tips:

a. Cada conjunto de hijos debe ser suficiente para describir al padre y la suma de los hilos conforman al padre

b. Todo trabajo que no esté en la EDT no está en el proyecto

c. El nivel más bajo se denomina “paquete de trabajo”

d. Un paquete de trabajo puede ser otro proyecto (Los proyectos pueden disparar otros proyectos)

e. Las tareas de gerencia de proyectos deben añadirse a la EDT

f. Cada paquete de trabajo debe estar programado, presupuestado y asignado apropiadamente

g. Cuando existen cambios no controlados en el alcance se llama “Scope Crep” (desajuste del alcance)

h. La EDT debe incluir todos los entregables y/o fases del proyecto

Crear la EDT – Salidas

1. EDT (árbol jerárquico, con base en las definiciones)

2. Diccionario de la EDT

a. Es un conjunto de definiciones específicas que describen en mayor detalle cuáles son los elementos de la EDT (instrucciones especiales, asignación de presupuesto, restricción de tiempo, etc.) es una herramienta que va a permitir un seguimiento y control al proyecto por parte del gerente

b. Cada paquete de trabajo puede tener una entrada en el diccionario.

c. Incluye:

i. El identificador del código de cuentas, descripción del trabajo, organización responsable, lista de hitos del cronograma, actividades asociadas del cronograma, recursos, costos estimados, requisitos de calidad, criterios de aceptación, referencias técnicas, información del contrato, etc.

3. Línea base del alcance = Enunciado del alcance del proyecto + EDT + Diccionario de la EDT (son los 3 elementos EDT, cronograma y asignación de recursos)

4. Actualización a los documentos del proyecto si cambia algo en la EDT se debe actualizar el enunciado del alcance (adición o reducción del alcance original).

2 módulos que se deben entregar

· De integración

o Charter

o Interesados

o Requerimientos (pasar espectativas de los interesados a volverlos requisitos

· Alcance

o Definición del alcance

o EDT

§ Cronograma (Abrir el paquete de trabajo en recursos del proyecto)

§ Asignación de recursos (diccionario EDT)